Politică de Confidențialitate și Prelucrare a Datelor (GDPR)v1.4

1. Operatorul Datelor cu Caracter PersonalActualizat

Operatorul datelor dumneavoastră cu caracter personal este Inspicio SRL, persoană juridică română, cu sediul în Strada Lopătarului nr. 10, Tulcea, România (E.U.) 820096, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2019000476362, CUI 41306440, email: info@inspicio.ro, telefon: +40 750 195 554.

Agora Dentist (denumită în continuare „Platforma”) este un marketplace stomatologic care conectează pacienții cu clinicile partenere și oferă instrumente digitale de management pentru cabinetele stomatologice. Prezenta politică se aplică tuturor utilizatorilor Platformei: pacienți, medici, clinici și vizitatori ai site-ului.

2. Categorii de Date Colectate

Colectăm următoarele categorii de date cu caracter personal, în funcție de relația pe care o aveți cu Platforma:

• Date de identificare: nume, prenume, adresă de email, număr de telefon, dată de naștere, adresă fizică (opțional).
• Date de autentificare: nume de utilizator, parolă criptată, token-uri de sesiune, adresă IP, tip de dispozitiv și browser, versiune aplicație.
• Date medicale (categorie specială — Art. 9 GDPR): istoric stomatologic, radiografii (panoramice, CBCT, periapicale), planuri de tratament, constatări pe harta dentară FDI, fotografii intraorale, alerte medicale, istoric de programări.
• Date de programare: clinică aleasă, medic, dată și oră, status programare, istoric programări, mementouri trimise.
• Date financiare: pentru abonamente — date de facturare (nume companie, CUI, adresă), istoric plăți, solduri și eșalonări. Nu stocăm date complete de card bancar — plățile sunt procesate prin procesatori terți certificați PCI DSS.
• Date de utilizare: pagini vizitate, timp petrecut, interacțiuni cu funcționalitățile, clicuri, preferințe de limbă și temă, răspunsuri la formulare și chestionare.
• Date de comunicare: conținutul mesajelor trimise prin formularul de contact, chat WhatsApp, emailuri de suport și notificări în aplicație.
• Date de navigare și dispozitiv: adresă IP, tip browser, sistem de operare, setări fus orar, tip ecran, provider internet.
• Cookie-uri și tehnologii similare: cookie-uri esențiale, de analiză și de preferințe. Detalii complete în secțiunea dedicată cookie-urilor.

3. Baza Legală a Prelucrării

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), Legea română 190/2018 de aplicare a GDPR și Legea 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice, pe baza următoarelor temeiuri juridice:

• Consimțământul explicit (Art. 6 alin. 1 lit. a și Art. 9 alin. 2 lit. a GDPR) — pentru date medicale (categorie specială) și cookie-uri neesențiale. Consimțământul poate fi retras oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare retragerii.
• Executarea unui contract (Art. 6 alin. 1 lit. b GDPR) — pentru crearea și gestionarea contului, procesarea programărilor, efectuarea plăților și furnizarea serviciilor Platformei.
• Obligația legală (Art. 6 alin. 1 lit. c GDPR) — pentru păstrarea evidențelor contabile și fiscale conform Codului Fiscal și Legii Contabilității 82/1991.
• Interesul legitim (Art. 6 alin. 1 lit. f GDPR) — pentru îmbunătățirea serviciilor, securizarea Platformei, prevenirea fraudei, analize statistice agregate și marketing direct (cu drept de opoziție garantat).

4. Scopul Prelucrării Datelor

Utilizăm datele colectate pentru următoarele scopuri:

• Furnizarea și gestionarea contului de utilizator, inclusiv autentificare, securizare și suport tehnic.
• Gestionarea programărilor: creare, modificare, anulare, confirmare și trimitere de mementouri automate.
• Stocarea și partajarea dosarului medical digital pe bază de consimțământ explicit între pacient și clinică.
• Procesarea plăților pentru abonamente (prin procesatori terți autorizați).
• Comunicări operaționale: notificări în aplicație, emailuri tranzacționale (confirmări programări, mementouri, actualizări de cont).
• Îmbunătățirea și dezvoltarea Platformei prin analize de utilizare agregate și anonimizate.
• Conformitate legală: păstrarea evidențelor conform obligațiilor fiscale și contabile.
• Marketing direct (doar cu consimțământ prealabil): newslettere, oferte personalizate, comunicări promoționale. Vă puteți dezabona oricând, fără costuri.

5. Cookie-uri și Tehnologii Similare

Platforma utilizează cookie-uri și tehnologii similare pentru a asigura funcționarea corectă, a îmbunătăți experiența utilizatorilor și a analiza traficul. Conform ePrivacy Directive (Directiva 2002/58/CE) și GDPR, solicităm consimțământul dumneavoastră pentru cookie-urile neesențiale.

Categorii de cookie-uri utilizate:

• Cookie-uri esențiale (necesare): permit navigarea pe site și utilizarea funcțiilor de bază — sesiune, autentificare, setări de confidențialitate. Nu necesită consimțământ explicit. Durata: sesiunea curentă sau maxim 12 luni.
• Cookie-uri de analiză: Google Analytics (GA4) — colectează date anonimizate despre trafic și comportamentul utilizatorilor. Datele sunt stocate pe servere Google în UE prin Clauze Contractuale Standard (SCC). Durata: maxim 26 de luni.
• Cookie-uri de preferințe: rețin setările utilizatorului (temă, limbă, consimțământ cookie-uri). Durata: 12 luni.

La prima vizită, vi se prezintă un banner de consimțământ cookie cu opțiunile „Acceptă Tot” și „Doar Necesare”. Puteți modifica preferințele oricând prin setările browserului. Blocarea cookie-urilor esențiale poate afecta funcționalitatea Platformei.

6. Perioada de Stocare a Datelor

Stocăm datele cu caracter personal doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, conform următoarelor termene:

• Date de cont utilizator: pe toată durata existenței contului activ. La ștergerea contului, datele sunt anonimizate sau șterse în termen de 30 de zile, cu excepția datelor necesare pentru obligațiile legale.
• Date medicale: stocate pe durata relației contractuale și 5 ani de la ultima programare, conform obligațiilor legale din domeniul medical (Legea 95/2006 privind reforma în domeniul sănătății).
• Date financiare și contabile: 10 ani de la încheierea exercițiului financiar, conform Codului Fiscal și Legii Contabilității 82/1991.
• Date de trafic și analiză: maxim 26 de luni (Google Analytics).
• Date de comunicare (email, chat, WhatsApp): 3 ani de la ultima comunicare.
• Cookie-uri: conform duratei specificate în secțiunea 5 de mai sus.
• La expirarea perioadelor de stocare, datele sunt șterse definitiv, anonimizate sau arhivate în format securizat, în funcție de cerințele legale aplicabile.

7. Drepturile Dumneavoastră (GDPR)Actualizat

În calitate de persoană vizată, beneficiați de următoarele drepturi conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR, Articolele 15–22) și Legii române 190/2018:

• Dreptul de acces (Art. 15 GDPR) — puteți solicita confirmarea prelucrării datelor dumneavoastră și o copie a acestora într-un format accesibil.
• Dreptul la rectificare (Art. 16 GDPR) — puteți solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete, fără întârzieri nejustificate.
• Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”, Art. 17 GDPR) — puteți solicita ștergerea datelor când: nu mai sunt necesare scopurilor inițiale, vă retrageți consimțământul, sau vă opuneți prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze.
• Dreptul la restricționarea prelucrării (Art. 18 GDPR) — puteți solicita restricționarea prelucrării în cazul în care contestați exactitatea datelor, prelucrarea este ilicită sau v-ați opus prelucrării.
• Dreptul la portabilitatea datelor (Art. 20 GDPR) — puteți solicita primirea datelor pe care ni le-ați furnizat într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat (JSON, XML sau FHIR pentru date medicale).
• Dreptul la opoziție (Art. 21 GDPR) — vă puteți opune oricând prelucrării bazate pe interesul nostru legitim, inclusiv marketingul direct. Vom înceta prelucrarea imediat, cu excepția cazului în care demonstrăm motive legitime imperioase care să prevaleze asupra intereselor dumneavoastră.
• Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automate (Art. 22 GDPR) — nu utilizăm decizii automate care produc efecte juridice sau vă afectează semnificativ.
• Dreptul de a depune o plângere (Art. 77 GDPR) — vă puteți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), fără a aduce atingere oricăror alte căi de atac administrative sau judiciare.

Pentru exercitarea oricăruia dintre drepturile menționate, ne puteți contacta la info@inspicio.ro sau la adresa poștală din secțiunea 1. Vom răspunde solicitării dumneavoastră în maximum 30 de zile, în conformitate cu Art. 12 GDPR. În cazuri complexe sau dacă avem un volum mare de solicitări, termenul poate fi prelungit cu maximum 60 de zile, despre care vă vom informa.

8. Transferuri Internaționale de Date

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt stocate pe servere localizate în Uniunea Europeană (Hetzner, Nürnberg, Germania), în conformitate cu cerințele de limitare teritorială ale GDPR (Capitolul V).

Pentru serviciile Google Analytics, datele pot fi transferate către Statele Unite ale Americii pe baza Clauzelor Contractuale Standard (SCC) adoptate prin Decizia de Execuție (UE) 2021/914 a Comisiei Europene, completate de măsuri suplimentare tehnice și organizaționale conforme cu Recomandările 01/2020 ale EDPB.

Nu transferăm date cu caracter personal către țări terțe sau organizații internaționale fără garanții adecvate conforme Capitolului V GDPR.

9. Securitatea Datelor

Am implementat măsuri tehnice și organizaționale avansate pentru protejarea datelor dumneavoastră, conforme cu Art. 32 GDPR și standardele din industrie:

• Criptare end-to-end pentru datele în tranzit (TLS 1.3) și în repaus (AES-256).
• Stocare pe servere securizate în Germania (Hetzner), cu acces fizic restricționat, firewall, sistem de detecție a intruziunilor (IDS/IPS) și backup automat zilnic criptat.
• Autentificare multifactor (MFA) obligatorie pentru accesul la infrastructura critică și date administrative.
• Audituri periodice de securitate, teste de penetrare și evaluări de vulnerabilități executate de terți specializați.
• Control al accesului pe bază de roluri (RBAC) — angajații au acces doar la datele strict necesare îndeplinirii atribuțiilor.
• Pseudonimizarea și separarea datelor medicale de datele de identificare directă, acolo unde este posibil.
• Proces formalizat de răspuns la incidente de securitate, cu notificarea ANSPDCP în termen de maximum 72 de ore de la confirmarea incidentului (Art. 33–34 GDPR).
• Backup automat zilnic cu stocare criptată într-o locație geografică separată, testat periodic pentru integritate și capacitate de restaurare.

10. Date Partajate cu Terții

Putem partaja datele dumneavoastră cu următoarele categorii de destinatari, exclusiv în scopurile menționate în secțiunile 3 și 4:

• Clinicile partenere — datele din dosarul medical digital sunt partajate doar pe bază de consimțământ explicit, în vederea asigurării continuității actului medical.
• Procesatori de plăți (certificați PCI DSS) — date financiare strict necesare procesării plăților. Nu partajăm și nu stocăm date complete de card bancar.
• Furnizori de servicii cloud și hosting: Hetzner (Germania) — date stocate exclusiv în UE, cu contracte de procesare conforme Art. 28 GDPR.
• Google LLC — Google Analytics (GA4) — date anonimizate de utilizare și trafic, prin SCC și măsuri suplimentare conforme EDPB.
• Autorități legale — atunci când suntem obligați prin lege, ordin judecătoresc sau solicitare a autorităților competente (Poliție, Parchet, ANSPDCP, ANAF, instanțe).

Nu vindem date cu caracter personal către terți. Nu partajăm date pentru publicitate comportamentală (behavioral advertising) sau profiling comercial.

11. Confidențialitatea Copiilor

Platforma permite crearea de conturi pentru minori (sub 18 ani) exclusiv prin intermediul conturilor părinților sau tutorilor legali. Prelucrarea datelor medicale ale copiilor se face cu consimțământul explicit al părintelui sau tutorelui legal, conform Art. 8 GDPR și legislației române aplicabile.

Îndemnăm părinții să monitorizeze activitatea online a copiilor și să nu divulge parolele de acces. Dacă descoperiți că datele unui minor au fost colectate fără consimțământul dumneavoastră, vă rugăm să ne contactați imediat.

12. Modificări ale Politicii de Confidențialitate

Ne rezervăm dreptul de a actualiza periodic prezenta politică pentru a reflecta modificări legislative, tehnologice sau operaționale. Modificările substanțiale vă vor fi notificate prin email (dacă aveți un cont activ) sau prin afișarea unui anunț pe Platformă cu cel puțin 30 de zile înainte ca acestea să devină efective.

Vă recomandăm să consultați periodic această pagină pentru a fi la curent cu cele mai recente informații privind confidențialitatea și protecția datelor dumneavoastră.

13. Contact și Autoritatea de SupraveghereActualizat

Pentru orice întrebări, solicitări privind datele dumneavoastră personale sau exercitarea drepturilor GDPR, ne puteți contacta:

• Email Provider: info@inspicio.ro
• Telefon International: (+40) 750 195 554 (suport în engleză/română)
• WhatsApp: Chat pe WhatsApp
• Adresă poștală: Str. Lopătarului nr. 10, Tulcea, 820096, România